ПОЛОЖЕНИЕ О ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

2.3.2. Документированием занимаются все работники ДДТ, а контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов, копирования и тиражирования документов, их регистрация и учет возлагается на делопроизводителя.

• 1. 3. По характеру движения различают следующие группы документов:
• входящие документы – создаваемые за пределами ДДТ (или созданные в ДДТ, отправленные и вернувшиеся) и поступающие в ДДТ;
• исходящие документы – создаваемые в ДДТ (или поступившие в  ДДТ извне и снова отправляемые) и выходящие за его пределы;
• внутренние документы – создаваемые, перемещаемые внутри  ДДТ и остающиеся в ней на хранение.

Порядок составления, оформления, обработки, регистрации и учета документов регламентируется Инструкцией.

1. 4. Организация документооборота включает в себя:

2.4.1. Прием, обработка и  прохождение поступающих (факс, почтовая рассылка, курьерская рассылка и т.д.) документов.

2.4.2. Регистрация и учет поступающих документов. Все входящие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.          

2.4.3. Организация работы с отправляемыми документами: согласование, регистрация, учет, тиражирование исходящих документов.

2.4.4. Регистрация и прохождение внутренних документов.

2.4.5. Учет объемов документооборота.

1. 5. Контроль исполнения документов.
      1. Функции контроля над сроками исполнения документов возлагаются на делопроизводителя. Контроль над качеством исполнения документов осуществляется директор ДДТ или заместителем руководителя путем проведения выборочной проверки по существу исполнения.
      2. При особой важности документа директор ДДТ дает указание делопроизводителю о постановке его на контроль. По документам, поставленным на контроль, устанавливаются промежуточные сроки проверки исполнения.

3. Требования к оформлению документов

3.1. К реквизитам документов: единство правил документирования управленческой деятельности обеспечивается применением унифи­цированных форм документации в соответствии с требованиями. ГОСТа, а также разработанных инструкций.

3.2. К содержанию документов: формление в виде связного текста, таблиц, графиков, анкет или в виде соединения этих структур.

3.3. К текстам документов:

• следование нормам официально-делового стиля речи;
• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• объективность и достоверность информации;
• составление, по возможности, простых (т. е. содержащих один вопрос) документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• структурирование текста на смысловые части (исходя из цели и задач документа);
• использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

4. Классификация документов

4.1. Организационно-правовые документы (обеспечивают организационно-правовую деятельность ОУ):

• Устав;
• договор с Учредителями;
• свидетельство о государственной регистрации;
• свидетельство о государственной аккредитации;
• лицензия на образовательную деятельность;
• коллективный договор;
• трудовой договор;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• положения, регламентирующие деятельность ДДТ;
• договор с родителями;
• должностные инструкции сотрудников ОУ;
• штатное расписание.

4.2. Распорядительные документы.

4.2.1. Приказы:

• по личному составу;
• по основной деятельности.

4.2.2. Распоряжения по различным направлениям деятельности педагогического коллектива.

4.3. Информационно-справочные документы.

4.3.1. Протоколы, акты:

• по факту;
• событию в ДДТ;
• разбору конфликтных ситуаций.

4.3.2. Справки:

• удовлетворяющие юридические факты;
• для сотрудников;
• о фактах или событиях в ДДТ.

4.3.3. Докладные.

4.3.4. Объяснительные записки.

4.3.5. Служебные письма.

4.3.6. Заявки.

4.3.7. Телефонограммы.

4.3.8. Книги регистрации входящей и исходящей документации.

4.4. Учебно-педагогические информационные документы:

• личные дела сотрудников;
• журналы учета занятий индивидуального обучения;
• журнал учета пропущенных и замещенных занятий;
• книги приказов по личному составу и основной деятельности;
• книга учета личного состава педагогических работников;
• аналитические справки по результатам проверок образовательного процесса;
• журнал учета проверок юридического лица;
• книга протоколов педсоветов;
• протоколы заседаний МО, родительских собраний.

5.5. Документы по трудовым правоотношениям:

• приказы о приеме на работу и увольнении;
• приказы об изменении учебной нагрузки, условий труда, объема работы и др.;
• приказы на отпуск;
• приказы на поощрение;
• приказы по аттестации педагогов;
• приказы по тарификации;
• ведение трудовых книжек, карточек т-2.

5. Организация документооборота

5.1. В ОУ различаются 2 потока документов:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

5.2. Регистрации подлежат документы, требующие исполнения, использования в справочных целях:

• входящие;
• исходящие.

5.3.  Результаты учета и документооборота обобщаются в канцелярии и доводятся до сведения директора ОУ для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

5.4. Документы ОУ группируются по видам, хранятся в папках с относящимися к ним приложениями.

5.5. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

6. Номенклатура дел

Включает 4 блока:

01-руководство

02- учебно-воспитательная работа

03 – кадры

04- охрана труда

7. Организация хранения документов
   1.  В целях своевременного приема архивных документов, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в ДДТ создается Архив.
   2. Директор ДДТ утверждает Положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭПК) и назначает членов комиссии.
   3. Директор ДДТ назначает ответственное лицо за архивное хранение и архивное делопроизводство из числа сотрудников.
   4. Ответственный за архивное хранение и архивное делопроизводство принимает дела на хранение и регламентирует свою деятельность Инструкцией, номенклатурой дел.
   5. Организация хранения документов включает в себя:
      1. Составление и ведение номенклатуры дел;
      2. Формирование и оформление дел. В соответствии  с Номенклатурой дел и  Инструкцией по делопроизводству ответственное лицо формирует, оформляет дела, осуществляет оперативное хранение дел до истечения срока надобности, и  затем передают их на архивное хранение в Архив.
      3. Проведение ЭПК экспертизы ценности документов и выделение дел на уничтожение в конце годового отчетного периода.